Pořádek v dokumentech jednou provždy!

Chaos v kanceláři může nastat velice rychle, pokud nebudeme průběžně zpracovávat dokumenty a papíry nejrůznějšího druhu. Pro pohodovou práci je nejdůležitější pořádek a vědět, kde konkrétní doklad rychle najdeme. Některé dokumenty se musí archivovat ze zákona i několik let. Bez desek, rychlovazačů a šanonů papíry v kanceláři nezkrotíme.

Ochranu před poškozením a rychlé roztřídění umožní desky a rychlovazače

Na konci pracovní doby by měl být stůl v kanceláři uklizený a všechny papíry roztříděné. Pokud s některými budeme ještě pracovat, měly by zůstat po ruce. K uložení jednotlivých dokumentů slouží papírové desky a rychlovazače, které zároveň bývají většinou i levnější, nebo odolnější plastové fólie a rychlovazače, které papír ochrání i před vlhkem. Cena se u obou materiálů odvíjí od kvality zpracování a značky.

Další pomůcky pro práci s dokumenty

Pro zapisování poznámek třeba z porady nebo při práci v terénu nejlépe využijeme desky s klipem, na nichž se dá psát i ve stoje a v pohybu. Na cestách a při přenášení ochráníme dokumenty před pomačkáním a ušpiněním ve spisových deskách, v deskách s tkanicemi nebo s gumičkou či svorkou. Pro prezentaci obrázků a fotografií výrobků se nejvíc hodí katalogové knihy.

Při archivaci se neobejdeme bez pořadačů

Nabídka pořadačů je velmi pestrá, takže si každý vybere podle svých potřeb a vkusu. Nejoblíbenější a nejvyužívanější jsou pákové pořadače. Pákové pořadače se využívají při častější práci s dokumenty a zároveň pro větší počet papírů.  K dispozici jsou papírové i plastové šanony s pákovým mechanizmem mnoha barev i šířky hřbetu. Běžné a většinou levnější jsou pořadače z kartonu potažené papírem (kartonové pákové pořadače). Ty kvalitnější plastové šanony jsou vlastně kartony potažené folií zvenčí i zevnitř (plastové pákové pořadače), ty obyčejné jen zvenku (pákové pořadače).

Další druhy pořadačů a pomůcek

Oblíbené jsou taky dvoukroužkové pořadače pro založení dokumentů perforovaných běžnou děrovačkou. Papírové, polypropylenové či prešpánové dvoukroužkové pořadače se vyrábějí ve dvou velikostech – A4 a A5. Podobné jsou čtyřkroužkové pořadače, mají stejné velikosti a jsou ze stejných materiálů. Jsou vhodné pro uložení papírů s europerforací. Šanony Maxi A4+ mají prodlouženou hloubku a většinou bývají kvůli stabilitě i širší 8,0 cm než běžnější 7,5 cm. Vkládají se do nich dokumenty v euroobalech, které z běžných šanonů vyčnívají.  Pro lepší orientaci v šanonech se hodí hřbetní štítky, což jsou většinou samolepicí etikety.