Co požaduje účetní, která zaspala dobu?

Podnikáte? Pokud ano, dejte si pozor na výběr své účetní. Doba jde výrazně kupředu a ne všechna dnes dokážou daným trendům vyhovět. I když ale zvolíte správně, čas od času jistě narazíte na takovou firmu, kde bude účetní staršího věku, která bude chtít něco, co je dnes již přežitkem. Podívejte se s námi na to, co požaduje účetní, která zaspala dobu.

Razítko na fakturách

Bohužel se s tím setkáte stále častěji. Problém je spojený hlavně s tím, že si mnoho účetních myslí, že razítko je určitá forma potvrzení toho, že je faktura nebo jiný dokument platný. Proto mezi věci, co požaduje účetní, jasně patří právě razítko na faktuře. Jde o situaci, kdy vy fakturujete, a jiná firma vaši fakturu přijímá. Jsou i situace, kdy daná společnost dokonce odmítá zaplatit do doby, než bude mít vaše faktura právě ono originální razítko. V takovém případě máte tři možnosti:

• Nechat si razítko vyrobit a vyhovět
• Vytvořit online návrh razítka a to na fakturu dotisknout
• Stát si tvrdě za svým

Co požaduje účetní zcela zbytečně? Podpisy, razítka a další dokumenty

Když zvolíte poslední možnost, budete se sice potýkat s nezaplacenou fakturou, ale tu můžete následně pochopitelně vymáhat. Jaké bude překvapení majitele, který následně zjistí, že musí zaplatit i nemalé penále a výlohy jenom proto, že mezi věc, co požaduje účetní, patřilo také razítko. Pamatujte, že skutečně není nutné!

Podpis na faktuře

Velmi podobná situace, jako je tomu v případě razítka. Dá se říci, že se jedná o situaci, která je zcela stejná. I to je případ, kdy narazíte na účetní, která trvá na tom, že na faktuře musí být nutně váš podpis. A dokud na ní nebude, tak vám ji neproplatí. V takovém případě máte opět na výběr z možností, a to fakturu podepsat a oskenovanou poslat, nebo vymáhat svou pohledávku. Pokud budeme objektivní, tak je třeba říci, že podpis je možná ještě více absurdní, než je tomu v případě razítka. Podpis totiž může na fakturu naškrábat kdokoliv kdykoliv a není tedy jakýmkoliv potvrzením toho, že jste fakturu podepsali vy.

Zálohové faktury neboli proformy

Myslíte si, že uděláte konkrétní práci, následně vystavíte fakturu a vše je pro vás hotovo? V ideálním případě ano. Jsou ale i případy, kdy se objeví ještě jedna věc, co požaduje účetní. Jde o zálohovou fakturu, která je někdy označována jako pro forma faktura. Právě tu chce z toho důvodu, aby na základě tohoto dokumentu provedla platbu a poté, když přijde, tak vše klasicky vyúčtujete. Co to pro vás znamená v praxi?

• Vystavit zálohovou fakturu
• Vystavit vyúčtování této faktury – přijetí platby
• Vystavit finální daňový doklad

Ano, počítáte dobře. Místo jedné jediné faktury tak vystavíte tři a ztratíte na tom mnoho času. Absurdní je na tom i tom i to, že zálohové faktury jsou jenom cárem papíru. V podstatě se jedná jenom o výzvu k platbě a do účetnictví se nikam neukládají. Jde tedy o dokument, který má asi podobnou váhu, jako byste do emailu napsali všechny platební údaje a někomu ho poslali.

Co požaduje účetní? Někdy i smlouvy a jiné dokumentace

Je jasné, že pokud se jedná o velké nebo dlouhodobé zakázky, tak jsou smlouvy nutností. Pokud se však podíváme do segmentu menších podnikatelů, kterých je většina, tak časté objednávky probíhají emailem, elektronicky, rychle a jednoduše. Potom může nastat u mnohých problém. Co požaduje účetní? Pochopitelně smlouvu, na základě které byla práce realizována. Nezajímá ji, že i elektronická komunikace může být brána jako uzavření dohody. A co když se jedná jenom o drobnou zakázku? Ano, administrativní komplikace.

Zde musíme dodat, že právě smlouvy se dnes távají velkou minulostí a požadovat je může být přežitek. Přesvědčte se sami. Když si někdy požádáte o mikropůjčku, není třeba kamkoliv chodit a podepisovat, jelikož vše vyřídíte online. A co když sjednáváte povinné ručení? To stejné, a dokonce s možností si ihned vytisknout zelenou kartu. Dalším dobrým příkladem jsou dnes stále lákavější nebankovní půjčky. Smlouva je jednoduchým dokumentem na jeden list papíru. I to ukazuje, jak je ve většině případů zcela zbytečná.

Problémy může dělat i vaše účetní

Podívejte si i na situaci, co požaduje účetní, která je vaše vlastní. Žijeme v moderní době, což mimo jiné znamená třeba to, že už lze veškeré účetnictví jednoduše vést online. A tak je možné k němu mít snadný přístup odkudkoliv. Nejenom, že je možné tedy všechna data snadno exportovat, ale není také žádný problém ani s tím, že lze do účetních programu nastavit i přístupy pro účetní.

Proto může být jasným přežitkem a známkou zaspané doby to, když chce vaše účetní nejenom všechno písemně, ale dokonce se s ní kvůli mnoha věcem musíte scházet. A k tomu přidejme třeba i situaci s tím, že když je třeba něco platit, může po vás vyžadovat klasické papírové bankovní příkazy, se kterými chce jít do banky. Váš případ? Pokud ano, je nejvyšší čas na změnu. Bude to nejenom jednodušší, ale pamatujte, že moderní účetní jsou dnes díky možným automatizacím také podstatně levnější. To je pozitivní v několika ohledech.