Virtuální sídlo firmy – hlavní výhody a nevýhody

Co musí mít bezpodmínečně každá firma? Musí to být název, osoby společníků a jednatelů, stejně jako je nezbytností také to, aby firmě měla sídlo. V minulosti bylo možné řešit danou věc v podstatě jenom třemi způsoby. Mezi ty patřilo toto:

• Pronájem reálné kanceláře
• Koupě kanceláře
• Sídlo na adrese našeho bydliště

Doba však pokročila a možnosti jsou dnes ještě o něco zajímavější. A to v souvislosti s tím, že můžeme jako budoucí majitelé firmy využít i služby, kterou je virtuální sídlo firmy. Podívejme se společně na to, jaké má tato možnost hlavní výhody, stejně jako se podívejme na to, jaké má tato možnost konkrétní nevýhody.

Co je vlastně virtuální sídlo firmy?

Abychom se na pozitiva a negativa mohli podívat skutečně objektivně, je třeba si nejprve ujasnit to, v čem je vlastně ono virtuální sídlo tak unikátní a o co se jedná. V podstatě můžeme říci, že jde o pronájem určité adresy. Daná adresa je poté označena názvem naší firmy, stejně jako se daná adresa objeví i v obchodním rejstříku u naší firmy. Co však nemusíme mít, to je jakýkoliv pronájem kanceláří, stejně jako se zde nemusíme ani fyzicky nacházet. Máme tak pronajatou jenom adresu, která však bude s naší firmou spojována.

Virtuální sídlo firmy potěší nízkou cenou

Ceny? Velmi nízké

Jak z výše uvedeného popisu jasně vyplývá, hlavním pozitivem této možnosti jsou zcela určitě samotné ceny, za které lze virtuální sídlo firmy vlastně pořídit. V porovnání třeba pronájmem reálné kanceláře mohou být až několikanásobně nižší. Pokud se podíváme orientačně, můžeme říci, že vše nemusí být dražší, než několik desítek nebo stovek korun ročně. Mnohé společnosti nám dokonce mohou dát virtuální sídlo firmy i na několik let zdarma. A to jenom za to, že si u nich firmu jako takovou necháme založit, nebo ji u nich koupíme.

Samotnou cenu může ovlivňovat řada faktorů. Třeba město, stejně jako prestiž adresy, kde jsou virtuální sídla nabízena. Stejně tak ale výslednou platbu ovlivňuje i cenová politika společnosti, která toto nabízí. I ta nejdražší však vyjde levněji, než reálná kancelář.

Virtuální sídlo firmy je spojeno s prestižními adresami

Velkou výhodou je také to, že sídlo vaší firmy může být spojeno i se skutečně prestižními adresami. Díky tomu můžete vcelku jednoduše stoupnout v očích vašich klientů, stejně jako není problém stoupnout třeba také v očích vašich zákazníků. Máte tak jistoty spojení s tím, že dobře zvolené virtuální sídlo firmy dodá vašemu podnikání určitou prestiž. Samozřejmě tu získáte nejlépe tak, že budete svou firmu směřovat do některých z velkých měst, které u nás jsou. A právě v nich je dobré zaměřit se na ty nejzajímavější čtvrti, nebo ulice. Jistě i vy dáte za pravdu tvrzení, že firma umístěná třeba v lokalitě Praha 1 je rozhodně zajímavější než ta, která má sídlo v Horní Dolní. A to i přesto, že obě se zabývají stejnými obory. A právě i toto je velká výhoda virtuální kanceláře.

Vyhněte se finančním kontrolám

Virtuální sídlo firmy nemusí souviset nutně jenom s celkovou prestiží, kterou vám může přinášet. Pokud budeme konkrétní, neměli bychom zapomínat také na to, že se můžete vyhnout i kontrolám, které pravidelně realizuje finanční úřad. Není totiž nic neobvyklého, že finanční úřady umístěné ve velkých městech zkrátka nestíhají. A právě to je dobrá motivace spojená s tím, proč právě sem umístit sídlo vaší firmy. Máte tak jistotu, že se na vás pravidelná kontrola nedostane třeba ani jednou, po celou donu existence vaší firmy. A to je určitě dobrá zpráva. Z hlediska měst, které jsou takto účelově volena, zcela jistě dominuje tato trojice:

• Praha
• Brno
• Ostrava

Zákonné požadavky na sídlo firmy zajištěny

S virtuálním sídlem může souviset mimo jiné také to, že musí být vaše adresa nejenom označena názvem vaší firmy, ale musí zde být zajištěn také příjem pošty. Nic z toho dnes samozřejmě není pro firmy, které virtuální sídlo firmy nabízejí, žádný problém. Konkrétní označení adresy lze realizovat třeba soupisem všech firem, který je následně nalepený na vchodové dveře do budovy.

Příjem pošty je následně realizován mnohdy přes den fungující recepcí, která přijímá jak běžné dopisy, tak přijímá třeba také doporučené zásilky a jiné listovní zásilky. Máte tak jistotu, že vše funguje stejně, jako byste na dané adrese skutečně byli. A přesně toto zákon vyžaduje. Navíc lze díky těmto základním službám využívat třeba i služby doplňkové – přeposílání pošty, příjem hovorů, ale i příjem návštěv. S tím může souviset třeba i to, že si lze jednorázově pronajímat třeba kanceláře, zasedací místnosti a jiné prostory.

Úřady se začínají zajímat

Co je u virtuálních sídel poměrně negativním jevem, to je určitě fakt, že se kolem nich začíná objevovat stále více podvodníků. Tedy konkrétně podvodných firem, které jsou napsané na bílé koně a jejich reální majitelé jsou zkrátka nepolapitelní. I proto je se dnes o virtuální sídlo firmy začínají úřady poměrně výrazně zajímat. A tak zjišťují, zda konkrétní lokalita není volena opravdu jenom účelově a zda podnikatel opravdu nepodniká zcela někde jinde. Pokud jste ze stejného města, nebo z blízkého okolí, jistě problém mít nebudete. Pokud ale reálně pracujete na druhém konci republiky, již se může jednat o aktivitu podezřelou.

Na druhou stranu i tu lze poměrně hravě eliminovat. Jak? Stačí vybrat virtuální sídlo firmy, kde je možnost již zmíněného krátkodobého pronájmu prostor. Úředníky tak můžete na sídlo vaší firmy pozvat a bez potíží je přijmout. Díky tomu v podstatě uvidí, že dané adresy využíváte i aktivně, nikoliv jenom papírově.

Jak je to se zřízením?

Několik negativ se může objevit i v souvislosti s tím, pokud si hodláme virtuální sídlo firmy na určité adrese zřídit. Ideální je, pokud je konkrétní adresa přímo majetkem firmy, která danou možnost nabídne. S možností zřízení totiž souvisí také nutnost mít k dispozici souhlas vlastníka. Nehledě na další požadavky, jako je třeba výpis z katastru nemovitostí, kde je tento vlastník jasně identifikován. Dané dokumenty se následně mohou přikládat k těm, které jsou nezbytné jak při založení firmy, tak jsou nezbytní i v případě, kdy sídlo měníme. Pokud si musíme vše obíhat sami, může to být časově i administrativně náročnější procedura. Pokud však využíváme služby, které vše zajistí takzvaně na klíč, není třeba mít jakékoliv obavy.